Los detalles son los que califican un evento exitoso, sobre todo cuando los invitados principales son nuestros amigos de los Medios de Comunicación, que realmente son los que hacen que el resultado de tu trabajo luzca ante toooodo el mundo!

Los periodistas están cansados de asistir a eventos mal organizados, y ante eso, muchas veces dejan de atender tus invitaciones, OJO RP´S, esto nos pone en una mala posición ante nuestros clientes, y es por eso que debemos cuidar los siguientes puntos:

1.- Recibir con cordialidad a los Medios: Un saludo de mano, abrazo quizá! dan la importancia de su asistencia. Agradecer que estén ahí no esta de más; indicarles su lugar para que no se pierdan y anden dando de vueltas a ver donde pueden sentarse, es importante!

2.- Cerciorarse de que estén cómodos y bien atendidos.

3.- La posición de las bocinas debe ser adecuada, para que los periodistas puedan colocar sus grabadoras sin ningún problema.

4.- La Mesa especial de Medios: Si es un evento mixto, deberá ser justo cerca del podium, para que ellos puedan tomar sus fotografías.

5.- Hacerle saber a tu cliente que, un discurso demasiado largo no es conveniente, es mejor hacerlo grato, al grano y sencillo, y si este va acompañado por un visual, es mucho más agradable.

6.-  No se recomienda una sesión de preguntas y respuestas, es mejor preparar un boletín de prensa, detallado, no largo, máximo de 1 1/2 cuartillas o dos si los detalles son muchos. Siempre acompañarlo con buenas fotografías, recuerden que estas dicen más que mil palabras. El streaming puede ser una excelente herramienta para ti y para tus Medios, de es manera ellos tendrán información verídica.

7.- Importante dar el acceso al Wifi, eso facilitará el trabajo de los Medios, ya que algunos suben en tiempo real tu evento. Incluso algunos realizar transmisiones en vivo, eso es fantástico!

8.- Se recomienda dar el Boletín de Prensa ese mismo día o al día siguiente de tu evento. Esto a veces no es posible pues los Boletines muchas veces deben ser autorizados por el cliente, y eso es un dolor de cabeza para el RP. pufffffff!

9.- Si es necesario y conveniente, después de tu evento contar con un espacio para las entrevistas, este debe estar limpio, con acceso al wifi, con sillas y una mesa con  solo botellas de agua, tu back con la marca, libre de ruido y personas que no deben estar presentes. «Entrevistas de Banqueta».

10.- Muy, muy importante, cumplir con un programa de actividades establecido previamente, para que las personas que asistan a tu evento sepan que tiempo invertirán en acompañarte. Siempre comenzar a tiempo!  Es muy común que en los viajes de FAM  se inicie después del horario estipulado y se tenga que esperar, pero solo 15 minutos! si el periodista no llegó ¡ni hablar!, tenemos que respetar el tiempo y esfuerzo de los que llegan temprano.

Estos son solo algunos puntos que tenemos que cuidar, seguro que habrá más detalles, y es por eso que hacer un check-list es muy recomendable en este y en todos los casos, hasta para ir de compras!

Los que nos dedicamos a la actividad de Relaciones Públicas, y sobre todo a organizar Ruedas de Prensa o cualquier otro evento con la prensa, debemos tener muy claro que, la clave de nuestro éxito es ser organizado y contar con el apoyo de los Medios de Comunicación, sin ellos, no estaremos completos, son nuestro complemento!

Gracias!

Del escritorio de Meet Factory, RP

 

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